Mediacollege Amsterdam- Projectmedewerker Onderwijslogistiek
Mediacollege Amsterdam- Projectmedewerker Onderwijslogistiek
Functie omschrijving
Achtergrond en Context
Binnen de onderwijsorganisatie van MA (mbo en VO) is momenteel 1 iemand verantwoordelijk voor een aantal cruciale processen rondom studentenadministratie, registratie en bekostigingsstromen. Vanwege het vertrek van deze medewerker per september 2026, is de organisatie op zoek naar een ervaren Interim Specialist.
Het primaire doel van de opdracht is tweeledig: enerzijds het waarborgen van de continuïteit van de dagelijkse, kritieke processen zodat er geen bekostiging wordt misgelopen. Anderzijds het analyseren, structureren en borgen van alle aanwezige kennis en het uitbrengen van een advies over de toekomstige taakbelegging binnen de organisatie.
Opdrachtgever
Bij Mediacollege Amsterdam (MA) leren studenten niet alleen een vak, maar ook de moed om te durven. Bij MA draait alles om kansen creëren en benutten. We bieden onze studenten de mindset om grenzen te verleggen en om als een pro voor de dag te komen. Op die manier bereiden we onze studenten voor op een toekomst midden in de dynamische, creatieve industrie. Met 16 creatieve en technische mboopleidingen en een vmbo-opleiding verbinden we leren met de praktijk. Dankzij samenwerkingen met toonaangevende bedrijven, krijgen studenten toegang tot een waardevol netwerk van (stage-)bedrijven. MA is open, duurzaam en ontwikkelingsgericht. We omarmen diversiteit, bouwen aan een betere toekomst en werken elke dag aan groei en verbetering
Functie
- Continuïteit & Borging:
Het foutloos overnemen en uitvoeren van de kritieke basiscontroles (o.a. bekostiging en toelatingscontroles, correcte CREBO-inschrijvingen voor zowel mbo als VO. - Kennisinventarisatie:
Het volledig in kaart brengen en documenteren van de huidige 'wildgroei' aan taken en informatiestromen van de vertrekkende medewerker ("Wat gebeurt er nu precies en waar hoort het thuis?"). - Procesanalyse & Advies Taakbelegging:
Het opleveren van een helder adviesrapport/voorstel waarin de taken logisch worden belegd binnen het organogram. Hierin wordt specifiek gekeken naar de scheiding tussen en de rollen van:- De Studentenadministratie
- Het Examenbureau
- Functioneelbeheer
- De afdeling Finance & Control/ Onderwijscontrol
- Risicomanagement:
Het inrichten van een sluitend signaleringssysteem (inclusief harde deadlines) richting het Examenbureau en Finance & Control om financiële risico’s en het mislopen van bekostiging proactief te voorkomen. - Systeeminrichting:
Het correct bijhouden en inrichten en ophalen van data uit het SIS (Magister) en het Register Onderwijsinstellingen (RIO).
Taken en Werkzaamheden
- Het controleren van de rechtmatigheid van inschrijvingen (ID, vooropleiding, toelatingseisen, aanwezigheid).
- Het bewaken van wettelijke en interne termijnen en het tijdig afgeven van signalen aan de verschillende ondersteunende bekostigingsprocessen
- Het functioneren als interface tussen de studentenadministratie, functioneel beheer en onderwijscontrol.
- Het voeren van interviews en werk-sessies met betrokken afdelingen om processen te doorgronden en te herontwerpen.
Functie eisen
- De kandidaat beschikt over een afgeronde mbo4+ of hbo-opleiding in de richting van financieel- administratief.
- De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring in onderwijslogistiek, studentenadministratie of onderwijscontrol in het mbo.
- De kandidaat beschikt over aantoonbar minimaal 1 jaar werkervaring met de data- uitwisseling en koppeling tussen magister en het DUO- register.
- (Register Onderwijsdeelnemers).
- De kandidaat beschikt over kennis van wet- en regelgeving: Kennis van mbobekostigingssystematiek, CREBO-registraties en wettelijke vereisten rondom de start- en bekostigingsmomenten van studenten.
- De kandidaat beschikt over minimaal een jaar werkervaring met de functionele
- inrichting, het beheer en het doorvoeren van mutaties in het Register Onderwijsinstellingen (RIO)
- De kandidaat beschikt over minimaal een jaar werkervaring met het voorbereiden en coördineren van de accountantscontrole (onderwijsaudit/ PBC- lijst).
- Heeft uw kandidaat ervaring met leerling administratie, de specifieke wet- en regelgeving en bekostigingsstromen binnen het voortgezet onderwijs (VO)?
- Heeft uw kandidaat werkervaring met het in kaart brengen, structureren en borgen van processen/ kennis binnen een onderwijsinstelling?
- Heeft uw kandidaat werkervaring met het schrijven van procesbeschrijvingen en taakomschrijvingen?
- Heeft uw kandidaat werkervaring met het analyseren van in-, door- en uitstroomdata van leerlingen/ studenten en het opstellen van rapportages ter ondersteuning van de interne beheersing?
- Hoeveel jaar werkervaring heeft uw kandidaat met de functionele inrichting, het beheer en het doorvoeren van mutaties in het Register Onderwijsinstellingen (RIO)?
- Hoeveel jaar werkervaring heeft uw kandidaat met het voorbereiden en coördineren van de accountantscontrole (onderwijsaudit/ PBC- lijst)?
Extra info
- Gewenste startdatum: Zo snel mogelijk
- Looptijd: t/m 30 november 2026
- Verlenging mogelijk? Ja Maximaal een periode van 3 jaar.
- De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 11 juni 2026(09.00- 12.00 uur) op Contactweg 36, Amsterdam.
Competenties
- Analytisch vermogen
- Stakeholdermanagement
- Procesgericht
- Kwaliteitsgericht
Twijfel je tussen ZZP en Detacheren?
Lees meer over detacheren en of dit bij je past. Dit is ook dé oplossing als je ‘’nog’’ geen zelfstandige bent.
Detacheringsopdrachten Meer informatie Neem contact op
