Privacy Verklaring

Tender-Link B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring zet Tender-Link uiteen welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en op welke grondslagen, met wie deze worden gedeeld en welke rechten u kunt uitoefenen.

Verwerkingsverantwoordelijke en reikwijdte

Tender-Link B.V. (hierna: “Tender-Link”) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Tender-Link is gevestigd te Utrecht, Weerdsingel Oostzijde 48, 3514 AD Utrecht, en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 89996968. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@tender-link.nl.

Deze privacyverklaring is van toepassing op professionals, kandidaten, leveranciers en bezoekers van het platform. Zij sluit aan op en maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden van Tender-Link. Begrippen die in deze verklaring met een kleine letter worden gebruikt — zoals professional, leverancier, platform en opdracht — hebben dezelfde betekenis als in die voorwaarden.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Tender-Link verwerkt, afhankelijk van uw relatie tot Tender-Link, de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Contactgegevens — naam, adresgegevens (NAW), e-mailadres en telefoonnummer.
  • Profiel- en kwalificatiegegevens — werkervaring, opleidingen, vaardigheden, voorkeuren en de door u aangeleverde documenten.
  • Documenten ten behoeve van een opdracht — waaronder een uittreksel uit het handelsregister, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), een identiteitsbewijs en een integriteits- of geheimhoudingsverklaring.
  • Burgerservicenummer (BSN) — uitsluitend indien u op een opdracht wordt geplaatst en Tender-Link hierover op grond van de wet dient te beschikken.
  • Financiële gegevens — bank- en factuurgegevens, uitsluitend in het kader van een overeengekomen samenwerking.
  • Gebruiks- en communicatiegegevens — gegevens over uw gebruik van het platform, geregistreerde uren en uw correspondentie met Tender-Link.
  • WhatsApp-communicatie — uw telefoonnummer, de inhoud van uw berichten en de gespreksgeschiedenis, wanneer u via WhatsApp met Tender-Link communiceert.

Gevoeligere gegevens, zoals een identiteitsbewijs, een VOG of een BSN, worden in beveiligde systemen bewaard en nimmer openbaar gemaakt.

Doeleinden en grondslagen

Tender-Link verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van het samenbrengen van vraag en aanbod (matching), de totstandkoming en uitvoering van opdrachten, het opstellen van overeenkomsten en documenten, urenregistratie en facturatie, en het onderhouden van contact.

De verwerking berust op de volgende grondslagen: de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst; het gerechtvaardigde belang van Tender-Link bij matching, de verbetering van haar dienstverlening en de preventie van fraude; en de naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en identificatieverplichtingen, zoals de verwerking van het BSN bij plaatsing.

Voor het verzenden van job alerts en eventuele toekomstige nieuwsbrieven verwerkt Tender-Link uw persoonsgegevens uitsluitend op grond van uw toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken. Aangezien een vrije toestemming in de verhouding tussen u en Tender-Link niet zonder meer kan worden verondersteld, baseert Tender-Link de verwerking ten behoeve van matching en bemiddeling niet op toestemming, maar op de hiervoor genoemde grondslagen.

Tender-Link communiceert mede via WhatsApp, onder meer voor de eerste communicatie nadat u heeft gereageerd, voor herinneringen over nog aan te leveren documenten en voor automatische serviceberichten. Deze communicatie berust op de uitvoering van de overeenkomst en op het gerechtvaardigde belang van Tender-Link bij een efficiënte dienstverlening.

Voor het via WhatsApp toesturen van passende opdrachten verwerkt Tender-Link uw persoonsgegevens uitsluitend op grond van uw toestemming. Deze toestemming geeft u vooraf via een aanmelding op de website en kunt u te allen tijde intrekken door in uw voorkeuren aan te geven dat u geen berichten meer wenst te ontvangen.

Bewaartermijnen

Tender-Link bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij gelden in beginsel de volgende termijnen:

Contactgegevens — tot twee jaar na uw laatste activiteit.
Profielgegevens — twaalf maanden, waarna Tender-Link u per e-mail verzoekt om verlenging met opnieuw twaalf maanden.
Financiële gegevens — zeven jaar, in overeenstemming met de fiscale bewaarplicht.
WhatsApp-communicatie — één jaar.

Overige gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is voorgeschreven.

Geautomatiseerde verwerking en inzet van AI

Tender-Link zet AI in als hulpmiddel bij het opmaken van documenten en het matchen van professionals aan passende opdrachten. De ingezette AI-systemen nemen geen besluiten die u in aanmerkelijke mate treffen: aan ieder besluit dat u raakt gaat een zelfstandige beoordeling door een daartoe bevoegde medewerker vooraf, die de uitkomst kan aanvullen, wijzigen of terzijde stellen. Van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, in de zin van artikel 22 AVG is dan ook geen sprake.

Tender-Link is transparant over de inzet van AI en waarborgt dat deze niet leidt tot directe of indirecte discriminatie. U kunt uitleg verzoeken over de rol van AI in een beoordeling die u raakt, alsmede om een hernieuwde beoordeling door een medewerker.

Externe dienstverleners die in dit kader namens Tender-Link persoonsgegevens verwerken, doen dit als verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst. Tender-Link gebruikt uw persoonsgegevens niet voor het trainen van modellen van derden zonder geldige grondslag en passende waarborgen.

Ontvangers en verstrekking aan derden

Tender-Link verstrekt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor haar dienstverlening of ter naleving van een wettelijke verplichting. Tender-Link maakt onder meer gebruik van de volgende verwerkers en partners:

Carerix — relatiebeheersysteem en beveiligde opslag van kandidaatgegevens.
Securedesign — hosting en website.
EasyMKB Utrecht — financiële afwikkeling en administratie.
Uniforce Personal Agent en Mijnflexcontract — personeels- en contractadministratie.
Yoobi — urenregistratie.
Connectstuff — automatiseringen en koppelingen tussen systemen.
Anthropic — AI-verwerking, advies en matching.
Krootz — wervingspartner bij het vinden van kandidaten.
Meta Platforms (WhatsApp) — het berichtenkanaal WhatsApp voor communicatie met kandidaten en professionals.
Zernio — technische dienstverlener (Business Solution Provider) voor de WhatsApp-integratie.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan een opdrachtgever of leverancier voor zover dat voor een opdracht noodzakelijk is. Indien die partij zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, maakt Tender-Link daarover nadere afspraken in overeenstemming met de AVG.

Verwerking vindt in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) plaats. Voor zover een verwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, treft Tender-Link passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Dit kan zich onder meer voordoen bij het gebruik van WhatsApp via Meta, dat mede in de Verenigde Staten is gevestigd.

Beveiliging

Tender-Link treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van uw persoonsgegevens, waaronder encryptie van gevoelige gegevens, versleuteling van gegevensoverdracht, beperking van toegangsrechten en periodieke beveiligingscontroles.

Cookies

De website van Tender-Link maakt gebruik van cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Analytische cookies stellen Tender-Link in staat het gebruik van de website te analyseren. Advertentiecookies maken gepersonaliseerde advertenties mogelijk en worden uitsluitend met uw toestemming geplaatst. U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via uw browserinstellingen of via de website.

Wijzig hier je cookie voorkeuren

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in en een afschrift van de persoonsgegevens die Tender-Link van u verwerkt, alsmede het recht op rectificatie en verwijdering daarvan. Voorts heeft u recht op beperking van en bezwaar tegen de verwerking en op overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit). Voor zover de verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Voor de uitoefening van deze rechten kunt u contact opnemen via info@tender-link.nl. Tender-Link kan u verzoeken om aanvullende gegevens ter verificatie van uw identiteit en reageert binnen de wettelijke termijnen. Indien u van mening bent dat Tender-Link onzorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging van deze privacyverklaring

Tender-Link behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd; bij ingrijpende wijzigingen wordt u daarnaast per e-mail geïnformeerd. Deze privacyverklaring is laatstelijk gewijzigd in augustus 2026.