Coördinator Archief- en Informatiebeheer

Opgave Gedreven Organiseren (OGO), de rolverdeling 
Binnen PZH hebben we de traditionele hiërarchische organisatiestructuur van directies, afdelingen en bureaus losgelaten. Onze manier van werken noemen we ‘Opgave Gedreven Werken’ (OGO). Binnen opgaven kennen we opdrachten, waarin een opgaveteam werkt aan het realiseren van de resultaten. Opdrachten kunnen een tijdelijk karakter hebben (denk aan een project of programma). Er zijn ook opdrachten met een meer continue uitdaging. 

In een opdracht worden drie rollen onderkend:

• De Ambtelijk Opdrachtgever (AOG) is verantwoordelijk voor het realiseren van de totale opdracht, en daarbinnen voor de afstemming met andere AOG’s en op directie- en bestuursniveau (gedeputeerde).
• De Ambtelijk Opdrachtnemer (AON) is verantwoordelijk voor het organiseren van de opdracht en het samen met het team boeken van de resultaten. 
• De P(ersoneels)-manager is verantwoordelijk voor het personele aspect van de medewerkers in het team. De P-manager is verantwoordelijk voor het structureel (in overleg met de medewerker) op peil houden van de kennis en kunde van de medewerkers in zijn/haar team. Ook het langere termijn carriereperspectief van de medewerkers in het team behoort daarbij. Een P-manager kan meerdere teams in porfeteuille hebben. 

De driehoek AOG – AON – P-manager stuurt gezamenlijk – met in achtneming van ieders eigen verantwoordelijkheid – de betreffende opdracht. 

De opgave I&A kent een viertal opdrachten, met elk een ambtelijk opdrachtgever (AOG):

• Informatietransitie
• ICT infrastructuur & Support
• Kaders & Advies 
• Bedrijfsvoerings Informatie (BI), Geo informatie en Documentaire data 

Het team ‘archief- en informatiebeheer’ behoort tot de opdracht ‘BI, Geo en Documentaire data’ en is een opdracht met een meer continu karakter. De coördinator van dit team vervult de rol van Ambtelijk Opdrachtnemer (AON). Met de voorliggende uitvraag willen we – gegeven het veranderend perspectief voor het team – tijdelijk invulling geven aan de rol van coördinator/AON van dit team. Op een later moment volgt definitieve invulling van de rol (met dan mogelijk een iets anders profiel).
Het team ‘Archief- en Informatiebeheer’
Het team Archief- en Informatiebeheer bestaat uit 17 gedreven professionals. De rol die het team op dit moment vervult weerspiegelt de ‘wereld van archief- en informatiebeheer’ van PZH in het afgelopen decennium. Deze rol is gevarieerd en omvat onder andere het digitaliseren van analoge documenten en papieren post (PZH werkt overigens grotendeels digitaal), het in de rol van informatiecoach adviseren van collega’s, het controleren van dossiers op volledigheid en verbeteren van de kwaliteit van dossiers en het voorbereiden op archivering. Tegelijkertijd zal de rol in de komende tijd veranderen, onder invloed van de nieuwe kaders en richtlijnen en processen die zijn ontwikkeld. En ook omdat het belang van informatie en data in de businessdomeinen van PZH enorm toeneemt. Tenslotte zullen we in 2028 voor het eerst dossiers overbrengen naar een edepot. Het team zal hierin een – nader te bepalen – belangrijke rol in vervullen.  

In personele zin kent het team ook enkele uitdagingen. Een deel van het team gaat in de komende jaren met pensioen. Daarmee vertrekt een belangrijke bron van kennis en ervaring, die geborgd moet worden. Ook stellen nieuwe taken en rollen én het streven naar duurzaam toegankelijke data- informatievoorziening deels andere en deels hogere eisen aan de collega’s in het team. Tegelijkertijd ligt er ook in de kwantitatieve bezetting van het team een uitdaging: er zal in de komende jaren flink geworven moeten worden.  In praktische zin is met elkaar de afspraak gemaakt dat het team hybride werkt. Het thuis werken op maandag en vrijdag wordt gecombineerd met de vaste kantoordagen op dinsdag, woensdag en donderdag. 

In de rolverdeling is de P-manager primair verantwoordelijk voor de kwantitatieve en kwalitatieve inzet en inzetbaarheid van collega’s. Tegelijkertijd zijn personele en inhoudelijke aspecten nauw met elkaar verbonden; alleen in een nauwe samenwerking tussen coördinator/AON, P-manager en AOG kan de personele problematiek goed worden opgepakt. 

De coördinator van het team is onlangs met pensioen gegaan, na een lange en betekenisvolle carrière bij PZH. 
De uitdaging in de rol van coördinator/AON
De rol van coördinator Archief- en Informatiebeheer is uitdagend door de combinatie van aspecten en omstandigheden:

• De rol en inhoud van het team verandert onder invloed van de centrale rol die informatie en data in de organistie (gaan) spelen.
• De implementatie van de Informatietransitie leidt tot andere kaders, richtlijnen, processen en technologie. Dat wat voor het team ‘oud en vertrouwd’ was, is er straks niet meer. De nieuwe technologie vraagt om scholing en andere inzichten en aanpassing van processen.
• De positie van het team in de opgave BI, Geo en documentaire data. Deze opgave is in scope en personele inzet enorm groot. Zo groot, dat gekeken wordt naar organisatorische mogelijkheden om de beheersbaarheid te vergroten.
• De personele dynamiek van een veranderende samenstelling van het team en andere kwalitatieve eisen.  

De coördinator/AON vervult in dit complexe en gevarieerde speelveld een sleutelrol. In de eerste plaats als inhoudelijk verantwoordelijke voor het team en de resultaten die van het team worden verwacht. In die zin is de coördinator/AON een ‘veilige thuishaven’ voor de medewerkers van het team. De man of vrouw waar je op kunt bouwen.

Daarnaast vervult de coördinator/AON een belangrijke inhoudelijke rol bij het verder vorm- en inhoud geven van het duurzaam toegankelijk informatie- en databeheer. In dit opzicht vertegenwoordigt hij het team in de gesprekken met de AOG en op I&A-opgave niveau. Ook is er intensief contact met de provincie-archivaris en AON’s en AOG’s in de businessdomeinen van PZH. Onderdeel van de rol van coördinator is het toezicht op het digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging).

Daarnaast moet het team geherpositioneerd worden in het licht van de ontwikkeling van de informatie- en datavoorziening. Wat is een goede rol voor dit team – gegeven bezetting en kennis en kunde – en: hoe geven we deze verandering vorm. In dit opzicht moet de ‘winkel’ verbouwd worden, terwijl de ‘verkoop’ ook gewoon doorgaat.

Kortom: een prachtige uitdagende opdracht waar inspirerend leiderschap, inhoudelijk vakmanschap en gedegen verandermanagement elkaar ontmoeten en gebalanceerd moeten worden ingezet.  

Daarmee zijn wij ervan overtuigd dat dit geen rol is voor een ‘young professional’ die denkt “…..ik heb het nog nooit gedaan, maar ik denk dat ik het wel kan…” Deze rol vraagt om ervaring, kennis en wijsheid die in de loop van een carrière is verworven. Het is een rol voor een ervaren manager/coördinator tevens professional in het werkveld. 

Zoeken we daarmee het spreekwoordelijke ‘schaap met vijf poten’? We denken van niet. We zoeken een stevige professional met de wortels in het vakgebied, die is doorgegroeid in managementrollen. En die daarnaast ervaring heeft opgedaan in het mensen aanzetten om in beweging te komen en een verandering te realiseren. 

 
Realiseren van (deel)resultaten / producten
In nauw overleg met de AOG en de P-manager moet de inzet op de rol van coördinator leiden tot een aantal (deel)resultaten en producten. Dit betreft onder meer:

• Een visie op de (her)positionering van het team in het licht van de ontwikkeling van de informatie- en datavoorziening.
• Het formuleren en realiseren van een implementatieplan van de visie op de positionering van het team (.
• Inhoudelijke input voor het opleidingsplan van het team (in nauwe samenwerking met de P-manager).
• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.
• Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.
• Meerjarenplan voor doorontwikkeling en positionering van het team.