Documentalist Rijkskeringen MN

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project, onder aansturing en begeleiding door de aan de projecten verbonden Managers Projectbeheersing.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Tenslotte dienen een aantal projectdossiers overgedragen te worden (en hierop voorbereid te worden) aan het centrale Archief. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers; Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen; Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders
• Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• Opschonen van de projectdossiers op concept documenten, ontbrekende metadata, dubbele bestanden Check op de mailbox op archiefwaardige documenten
• Check of deze mogelijk al in Connect aanwezig zijn; Toekennen van BSD codes en bewaartermijnen
• Schrijven van een overdrachtsplan
• Uitvraag doen bij DIM voor een MAT-analyse.

Doel van de opdracht

• Ingerichte projectdossiers volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en die voldoen aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
• Overdracht van projectdossiers van afgeronde opdrachten aan het centraal archief.