Professionalisering Beheer en Onderhoud en Vervanging naar Assetmanagementorganisatie

De gemeente zoekt een externe partner die de organisatie begeleidt bij het ontwikkelen en implementeren van een assetmanagement, waarbij de werkwijze past bij een middelgrote gemeente. Het doel is om binnen een periode van circa 5 jaar aantoonbaar door te groeien van een voornamelijk ad hoc werkende beheerorganisatie naar een organisatie die opereert op volwassenheidsniveau gemanaged (zie concept groeimatrix) De opdracht betreft de eerste fase, nlk de groei naar niveau “Ïn Ontwikkeling”) Hierbij wordt aangesloten op de principes van ISO 55000, pragmatisch vertaald naar de gemeentelijke praktijk. Het is vooralsnog niet de bedoeling te certificeren. De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op systemen en processen en assetmanagement producten zoals SAMP en AMP’s maar ook op cultuur, leiderschap, samenwerking en competentieontwikkeling. Context
De afdeling RenB vormt samen met de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling het Fysiek Domein.  
De afdeling Realisatie en Beheer bestaat uit 5 teams:

• Beheer en Onderhoud,
• Realisatie,
• Vastgoed
• Werf Wijdemeren
• Installaties (werf Loswal) 

De afdeling RO bestaat uit 7 teams:

• Economie media en Cultuur, 
• Energie,
• LeefMilieu,
• Mobiliteit en Parkeren,
• Omgevingsrecht  en Wonen ,
• Projecten,
• Ruimtelijke Kwaliteit

Grofweg is de taakverdeling zo dat RO bezig is met beleidsontwikkelingen gebiedsinrichting en RenB met Instandhouding korte en langere termijn en realisatie van projecten. Echter in de praktijk is dit niet heel scherp afgebakend en loopt dit nog door elkaar. Gezamenlijk zijn we gestart met de ontwikkeling van gebiedsgericht werken, stedelijk programmeren , uniformeren projectmatig werken en portfoliomanagement. De ontwikkeling van assetmanagement zal hierbij aan moeten sluiten. Scope van de opdracht
De opdracht omvat ten minste de volgende assetgroepen:

• Civiele constructies, kunstwerken
• Wegen
• Groen
• Riolering
• VRI en OVL
• Overige beheerobjecten die door de gemeente worden aangewezen

De opdracht heeft betrekking  op oa:

• Strategie;
• Rollen en Processen;
• Organisatie;
• Data en informatiemanagement;
• Risicomanagement;
• Prestatiesturing;
• Samenwerking in de keten;
• Cultuur en Competentieontwikkeling.

Gewenste resultaten

• Nulmeting en volwassenheidsanalyse
• Een gedragen ontwikkelplan om te komen tot niveau gemanaged in 5 (jaarconcept groeimatrix)
• Implementatie en begeleiding van het ontwikkelplan

Aandachtspunten
Governance

• rollen, taken en verantwoordelijkheden;
• eigenaarschap van assets;
• opdrachtgever- en opdrachtnemer relaties;
• besluitvormingsstructuur.

Processen

• Strategisch, tactisch en operationeel assetmanagement;
• programmering;
• onderhoudsplanning;
• risicomanagement;
• prestatiemanagement;
• evaluatie en continue verbetering.

Producten

• Strategisch assetmanagementplan
• Format voor assetplannen
• Ontwikkelplan assetmanagement
• Risico afwegingskader

Informatievoorziening

• Data en benodigde stuur informatie
• Dataregistratie en data ontsluiting
• objectregistratie;
• vastleggingconditiemetingen;
• koppeling tussen beheer-, onderhouds- en financiële informatie;
• inrichting van stuurinformatie en dashboards.

Prestatie- en risicosturing
Ontwikkelen van:

• KPI's;
• Gebieds indicatoren (deelsysteem)
• assetprestaties;
• risicoregisters;
• afwegingsmethodieken;

Implementatiebegeleiding De externe partij ondersteunt de daadwerkelijke implementatie door:

• begeleiding van management en medewerkers;
• coaching van asseteigenaren en beheerders;
• inrichting van werksessies;
• ondersteuning bij besluitvorming;
• begeleiding van pilots.

De aanpak moet nadrukkelijk bijdragen aan:

• meer procesmatig werken;
• minder persoonsafhankelijkheid;
• beter samenwerken tussen teams;
• integraal afwegen van belangen;
• leren en verbeteren. 

Opleiding en kennisontwikkeling De opdrachtnemer ontwikkelt een leer- en ontwikkelprogramma gericht op:

• kennis van waarde gedreven assetmanagement;
• Prestatie en gebiedsgericht werken;
• Risico-gestuurd beheer en onderhoud;
• datagedreven werken;
• opdrachtgeverschap;
• asseteigenaarschap;
• integraal samenwerken;
• werken volgens afgesproken processen.

Het programma bevat een voorstel voor duurzame borging van kennis binnen de organisatie. Gewenste eindsituatie (volwassenheidsniveau “In Ontwikkeling”)
De opdracht aan de externe partij is om is om als Gemeente aan het eind van fase 1 aantoonbaar het niveau “In Ontwikkeling” te hebben bereikt. Hiervoor zal ca 2,5-3 jaar nodig zijn. Tot de opdracht hoort ook een plan van aanpak voor Fase 2 “niveau gemanaged”