Projectleider audiovisuele middelen

Voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw contract voor de levering van audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten zijn wij op zoek naar een ervaren Projectleider Audiovisuele Middelen.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het zelfstandig uitvoeren van het volledige traject: van het ontwikkelen van beleid en het opstellen van de aanbestedingsdocumentatie tot en met de implementatie van de gecontracteerde dienstverlening. Je brengt gebruikerswensen, technische mogelijkheden en organisatiedoelstellingen samen in een toekomstbestendige oplossing en zorgt voor een succesvolle realisatie van het project.

• Het leiden van het volledige Europese aanbestedingstraject voor audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten. Het inventariseren van gebruikersbehoeften en het vertalen hiervan naar beleidsuitgangspunten.
• Het opstellen van een beleidsdocument voor het gebruik van audiovisuele middelen, inclusief afstemming met bestaande beleidskaders en richtlijnen.
• Het coördineren van de totstandkoming van het Programma van Eisen (PvE) in samenwerking met betrokken vakinhoudelijke specialisten.
• Het opstellen en beoordelen van inhoudelijke aanbestedingsdocumenten.
• Het adviseren over de aanbestedingsstrategie en het begeleiden van de verschillende aanbestedingsfasen.
• Het afstemmen met relevante stakeholders binnen de organisatie en het creëren van draagvlak voor gemaakte keuzes.
• Het implementeren van de gecontracteerde dienstverlening en het begeleiden van de overgang naar de nieuwe leverancier.

Aan het einde van de opdracht zijn:

• De wensen en behoeften van de organisatie op het gebied van audiovisuele middelen in kaart gebracht.
• Een beleidsdocument met heldere uitgangspunten voor het gebruik van audiovisuele middelen en vergaderfaciliteiten opgesteld, waarbij tevens een standaard assortiment is vastgesteld met een bijbehorende overgangsperiode.
• Het Programma van Eisen en de aanbestedingsdocumentatie succesvol afgerond.
• De Europese aanbesteding uitgevoerd en een nieuwe leverancier gecontracteerd.
• De nieuwe dienstverlening en bijbehorende serviceorganisatie succesvol geïmplementeerd en geborgd binnen de organisatie.
• Een beheersdocument opgesteld in samenwerking met alle relevante stakeholders en overgedragen aan de beheerorganisatie.