Verandermanager WISedocs

Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4 Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de Leidse regio succesvol worden uitgevoerd.

Specifiek deze opdracht

Aanleiding voor de aanbesteding

Binnen het reeds lopende IV-project WISedocs wordt de huidige maatwerkapplicatie Polydoc vervangen door WISedocs. De implementatie heeft niet alleen gevolgen voor de technische en functionele ondersteuning van de werkzaamheden, maar vraagt ook om veranderingen in de manier waarop medewerkers van de afdeling Werk & Inkomen binnen het Sociaal Domein hun werkzaamheden uitvoeren.

Om de implementatie succesvol te laten verlopen, is naast de technische en functionele implementatie een gerichte veranderkundige aanpak nodig. Het gaat daarbij om het analyseren van de veranderopgave, het ontwikkelen van een passende veranderaanpak en het begeleiden van de organisatie bij de toepassing en borging daarvan.

Waarom externe expertise nodig is

Het team Projecten Informatievoorziening (PIV) is verantwoordelijk voor de projectmatige realisatie en begeleiding van IV-projecten. Binnen PIV is geen functie ingericht voor specialistische veranderkundige begeleiding. De voor WISedocs benodigde veranderkundige expertise op het Sociaal Domein maakt daarmee geen onderdeel uit van de reguliere functies en beschikbare expertise binnen het team.

De behoefte betreft geen structurele uitbreiding van PIV en evenmin de tijdelijke invulling van een bestaande functie. Het betreft een tijdelijke en afgebakende veranderkundige opgave die rechtstreeks samenhangt met de implementatie van WISedocs. Voor deze specifieke veranderopgave wordt daarom externe specialistische expertise ingekocht. Deze inzet is gericht op het realiseren van vooraf bepaalde veranderkundige resultaten en het overdragen en borgen van de benodigde kennis en aanpak binnen de organisatie.

Doel van de opdracht

De gemeente Leiden verstrekt een tijdelijke, afgebakende veranderkundige opdracht ten behoeve van de implementatie van WISedocs binnen de afdeling Werk & Inkomen van het Sociaal Domein. De implementatie van WISedocs betekent meer dan de vervanging van Polydoc. De nieuwe applicatie ondersteunt werkzaamheden op een andere wijze en heeft daarmee gevolgen voor werkprocessen, werkwijzen en de manier waarop medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren.

Het doel van de opdracht is om deze organisatorische verandering vanuit het project met veranderkundige expertise te ondersteunen, zodat medewerkers en andere betrokkenen de overgang naar WISedocs en de daarmee samenhangende werkwijze kunnen maken en de verandering duurzaam binnen de organisatie kan worden geborgd.

De opdracht

Als verandermanager WISedocs analyseer je de veranderopgave en ontwikkel, pas je toe en stel je waar nodig een passende veranderaanpak bij. Je beschikt hiervoor over veranderkundige expertise, brengt je eigen methodiek in en adviseert over de interventies die nodig zijn om de gewenste verandering te realiseren.

De veranderaanpak dient aan te sluiten op de doelstellingen, kaders en implementatieplanning van WISedocs. Binnen deze kaders wordt van je verwacht dat je vanuit je eigen professionele deskundigheid adviseert over de inrichting en uitvoering van de veranderkundige aanpak. Gedegen kennis van het werkterrein W&I binnen het Sociaal Domein van een gemeentelijke organisatie is hiervoor essentieel.

Scope van de opdracht

De veranderkundige opdracht richt zich op de organisatorische verandering die rechtstreeks voortvloeit uit de implementatie van WISedocs binnen Werk & Inkomen. Je bent verantwoordelijk voor het vanuit veranderkundig perspectief analyseren van deze verandering, het adviseren over een passende aanpak en het begeleiden van de toepassing daarvan. Daarbij sluit je nadrukkelijk aan bij de kennis en ervaring van medewerkers, key-users, gebruikersgroep en het projectteam.

Binnen de opdracht worden in ieder geval de volgende activiteiten door jou uitgevoerd: je vertaalt deze activiteiten vanuit je eigen professionele expertise naar een passende werkwijze en concrete veranderinterventies.

Beoogd eindresultaat

Aan het einde van de opdracht is deze afgerond wanneer de veranderkundige resultaten zijn opgeleverd en de benodigde kennis en aanpak zijn overgedragen aan de daarvoor verantwoordelijken binnen de organisatie.

Op te leveren resultaten

Je levert minimaal de volgende resultaten op:

• Veranderkundige analyse: een analyse waarin de impact van WISedocs op medewerkers, werkwijzen, processen en relevante organisatieonderdelen inzichtelijk wordt gemaakt. De analyse bevat tevens de belangrijkste veranderkundige aandachtspunten, risico's en relevante doelgroepen.
• Veranderaanpak: een onderbouwde en uitvoerbare aanpak waarin wordt beschreven welke veranderkundige interventies worden ingezet, voor welke doelgroepen, op welke momenten en met welk beoogd effect. De aanpak sluit aan op de project- en implementatieplanning van WISedocs.
• Uitgevoerde veranderinterventies: de voor de opdracht relevante workshops, trainingen, begeleiding en andere overeengekomen interventies zijn voorbereid en uitgevoerd.
• Evaluatie en bijstelling: je benut signalen en feedback uit de organisatie gedurende de uitvoering om de effectiviteit van de aanpak te beoordelen. Waar nodig pas je de veranderaanpak gemotiveerd aan.
• Kennisoverdracht en borging: je draagt de relevante veranderkundige kennis, werkwijzen en hulpmiddelen over aan de daarvoor verantwoordelijke medewerkers en organisatieonderdelen, zodat de verandering na afronding van de opdracht verder binnen de organisatie kan worden geborgd.

Samenwerking en verantwoordelijkheden

Je voert de opdracht uit in samenhang met het IV-project WISedocs. Dit vraagt om nauwe afstemming met onder andere de projectmanager, communicatieadviseur, gebruikersgroep, key-users en vertegenwoordigers van Werk & Inkomen.

De gemeente bepaalt de projectdoelstellingen, inhoudelijke en organisatorische kaders, planning en besluitvorming rondom WISedocs. Binnen deze kaders ben je verantwoordelijk voor de professionele invulling van de veranderkundige opdracht en adviseer je vanuit je eigen expertise over de wijze waarop de resultaten het beste kunnen worden bereikt. Besluitvorming over het project, de implementatie van WISedocs en organisatorische keuzes blijft bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen en gremia binnen de gemeente Leiden.

Afbakening van de opdracht

De opdracht betreft geen reguliere functie binnen team PIV, het projectteam of de afdeling Werk & Inkomen. Je neemt geen structurele taken, lijnverantwoordelijkheden of personele verantwoordelijkheden van gemeentelijke medewerkers over.

Tot de opdracht behoren in ieder geval niet:

• De opdracht betreft geen reguliere functie binnen team PIV, het projectteam of de afdeling Werk & Inkomen. Je neemt geen structurele taken, lijnverantwoordelijkheden of personele verantwoordelijkheden van gemeentelijke medewerkers over.

Aanvullende activiteiten kunnen alleen onderdeel worden van de opdracht wanneer deze aantoonbaar samenhangen met de veranderkundige doelstelling van WISedocs en passen binnen de overeengekomen scope en resultaten.